Анотація, це перше, а іноді і єдине, що людина в донорській організації прочитає уважно. У багатьох програмах саме анотація визначає, чи заявку взагалі відкриють повністю. Ця стаття пояснює, як вмістити суть проєкту в кілька речень, не втративши головного.
Що таке анотація і чому вона важлива
Анотація це стислий виклад усього проєкту: проблема, рішення, аудиторія і очікуваний результат в одному короткому блоці тексту, зазвичай на початку заявки. Вона виконує функцію «візитки» проєкту для людини, яка одразу переглядає десятки заявок і має вирішити, чи варто читати далі.
Часто анотацію читає не той, хто ухвалює фінальне рішення, а той, хто робить первинний відбір. Тому анотація має бути зрозумілою навіть людині, яка не знайома з вашою організацією і темою так глибоко, як ви.
Уявіть, що людина, яка розглядає заявку, має лише кілька хвилин на кожен документ із великої черги. Якщо за цей час вона не зрозуміє, у чому суть проєкту і кому він служить, шанс, що вона зверне увагу на решту заявки, помітно знижується, навіть якщо подальші розділи написані дуже якісно.
З яких елементів складається анотація
Хороша анотація зазвичай містить п’ять елементів, викладених у логічній послідовності, навіть якщо це лише кілька речень.
- Хто. Коротко про організацію і її досвід у темі.
- Яка проблема. Одне-два речення про суть проблеми, без деталей контексту.
- Що робимо. Ключова діяльність проєкту, узагальнено.
- Для кого. Основна цільова аудиторія і приблизний масштаб охоплення.
- Який результат. Головна очікувана зміна після завершення проєкту.
Правило одного абзацу
Якщо анотацію не обмежують чіткими вимогами форми, орієнтир, це один абзац на 5 до 8 речень. Довша анотація втрачає свою функцію: дати швидке уявлення про весь проєкт.
Якщо проєкт складний і охоплює кілька напрямів одночасно, спокуса описати все детально в анотації особливо сильна. Втім, саме в такому випадку варто ще жорсткіше відбирати головне: анотація має передати загальну логіку і найбільший очікуваний ефект, а деталі кожного напряму вже розкриваються в основному тексті заявки.
Довжина, стиль і момент написання
Формати анотації відрізняються між донорами: десь це 500 знаків у формі, десь окремий абзац у текстовому документі. Завжди орієнтуйтесь на вимоги конкретної програми, а не на універсальний шаблон.
Стиль анотації простий і прямий, без метафор і емоційних заклинань. Уникайте канцеляризмів на кшталт «в рамках даного проєкту планується здійснення заходів, спрямованих на». Пишіть так, як пояснили б суть проєкту колезі за п’ять хвилин.
Практична порада: пишіть анотацію не першою і не останньою, а після того, як готові розділи проблеми, діяльності і результатів. Тоді у вас вже є з чого стисло резюмувати, і текст виходить точнішим, ніж написаний «наперед».
Ще одна корисна звичка, це перечитати анотацію вголос після завершення всієї заявки. Якщо на слух текст звучить природно і зрозуміло навіть без контексту решти документа, це хороший знак. Якщо доводиться зупинятися і пояснювати самому собі, що малося на увазі, формулювання варто спростити.
Типові помилки в анотаціях
| Помилка | Наслідок |
|---|---|
| Анотація переказує місію організації, а не суть проєкту | Читач не розуміє, що конкретно проєкт змінить |
| Забагато деталей бюджету і логістики | Втрачається головна думка серед другорядного |
| Немає жодної згадки про очікуваний результат | Проєкт виглядає як активність заради активності |
| Анотація суперечить деталям в основному тексті | Виникає враження неохайності всієї заявки |
Приклад слабкої і сильної анотації
Слабка анотація: «Наша організація багато років працює для розвитку громади і хоче реалізувати важливий проєкт, який принесе користь мешканцям і сприятиме позитивним змінам».
Сильна анотація: «Організація три роки проводить навчальні програми для мешканців невеликих громад. У межах цього проєкту команда проведе серію практичних зустрічей з фінансової грамотності для мешканців громади віком 18 років і старше. Очікуваний результат: щонайменше 70 відсотків учасників застосовують нову практику планування бюджету протягом місяця після завершення програми».
Різниця в тому, що друга версія дає перевірювані факти, а не загальні побажання добра.
Варто також зауважити, що сильна анотація не мусить звучати ефектно чи рекламно. Її сила у ясності, а не в яскравих формулюваннях. Спокійний, конкретний виклад фактів переконує людину, яка щодня читає десятки схожих документів, значно краще, ніж емоційні вислови про «унікальність» чи «важливість» проєкту без жодного конкретного підтвердження.
Насамкінець, анотацію варто оновлювати щоразу, коли змінюється щось суттєве в основному тексті заявки: цифри, цільова аудиторія чи ключова діяльність. Забута застаріла анотація, яка суперечить решті документа, справляє гірше враження, ніж якби її не було зовсім.
Якщо людина, яка прочитала лише анотацію, могла б переказати суть проєкту колезі, анотація виконала свою роботу.